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Pour les notices bibliographiques de documents gouvernementaux, il faut distinguer les corps institutionnels suivants :
– Territoire gouvernemental ou administratif (État, pays, province, ville) : Canada, États-Unis, Québec, ville de Montréal, etc.
– Ministère ou corps gouvernemental (pour un document émis par un gouvernement seulement) : Ministère de l’Éducation, Coopération internationale, Sénat, etc.
– Division, organisme ou société d’État responsable de la publication : Régie du cinéma, Commission du droit d’auteur du Canada, Service du développement culturel et de la qualité du milieu de vie, etc.
Il ne faut jamais utiliser le sigle d’un service ou d’un établissement responsable d’une publication, mais son nom entier (« Nouveau parti démocratique » au lieu de « NPD »). Il est préférable d’utiliser la même règle pour les acronymes (sigles qui se prononcent comme un mot), bien qu’il soit parfois indiqué d’utiliser le sigle lui-même dans le cas d’organismes mieux connus sous cette appellation (« UNESCO » plutôt que « Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture », par exemple).
Pour une publication officielle, le rédacteur du document n’apparaît jamais comme auteur principal en début de référence. Le nom du territoire administratif prime toujours sur celui du rédacteur, placé quant à lui après le titre de la référence. Quand il n’existe pas d’éditeur proprement dit mais que le document est publié directement par l’instance administrative, il faut omettre le nom de l’éditeur. La notice se terminera donc par la ville d’édition.
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